電子表格會計系統

❶ 會計電算化：電子表格軟體概述

會計電算化：電子表格軟體概述

電子表格是會計電算化處理信息的載體也是信息歸類的關鍵。下面是我為大家帶來的電子表格軟體概述的知識。歡迎閱讀。

一、常用的電子表格軟體

電子表格，又稱電子數據表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS操作系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的Exce1、金山WPS電子表格等;Mac操作系統下則有蘋果的Numbers，該軟體同時可用於iPad等手持設備。此外，還有專業電子表格軟體如Lotus Notes、第三方電子表格軟體如Formu1a One等。

微軟的Exce1軟體(以下簡稱Exce1)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體OFFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟體具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹Exce1有關內容。Exce1軟體有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

二、電子表格軟體的主要功能

電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數據;(3)實現數據網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

(一)建立工作簿

Exce1啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Exce1存儲和處理數據的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32767個字元。

在Exce1 2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce1 2013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機內存大小的限制。

(二)管理數據

用戶通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、存儲數據，編制銷量統計表、科目匯總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數數據處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數據進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內置函數，對數據進行復雜的運算和分析。

(三)實現數據網上共享

通過Exce1，用戶可以創建超級鏈接，獲取區域網或互聯網上的共享數據，也可將自己的工作簿設置成共享文件，保存在互聯網的共享網站中，讓世界上任何位置的互聯網用戶共享工作簿文件。

(四)製作圖表

Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組數據改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數據之間的復雜關系;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網路線、圖例、數據標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。

(五)開發應用系統

Exce1自帶VBA宏語言，用戶可以根據這些宏語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Exce1的'功能。

三、Exce1軟體的啟動與退出

(一)Exce1軟體的啟動

通常可以採用下列方法啟動Exce1軟體：

1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令;

2.點擊桌面或任務欄中Exce1的快捷方式圖標;

3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟體;

4.打開現成的Exce1文件。

(二)Exce1軟體的退出

通常可以採用下列方法退出Exce1軟體：

1.點擊標題欄最右邊的關閉按鈕;

2.點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令;

3.按擊快捷鍵“A1t+F4”。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被保存，將出現提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執行的結果將是游標所在的文件被關閉，其他處於打開狀態的Exce1文件仍在運行，Exce1軟體並未退出。只有這些文件均被關閉後，Exce1軟體才能退出。

四、Exce1軟體的用戶界面

Exce1軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現有的工作簿，並在屏幕上呈現一個最大化的工作簿窗口(簡稱“窗口”)。這一窗口是用戶操作Exce1軟體的重要平台，被稱為默認的用戶界面。Exce1軟體的默認用戶界面因版本不同而有所區別。其中，Exce1 2003及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態欄和任務窗格等要素組成;Exce1 2007及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態欄等要素組成。

五、Exce1文件的管理

Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Exce1文件的新建與保存

1.Exce1文件的新建

新建Exce1文件有許多種不同的方法。

2.Exce1文件的保存

為了繼續使用新建的Exce1文件，應當以合適的名稱和類型將Exce1文件保存在適當的位置。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟體之前，均應進行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

(1)通過按擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行保存。

(3)通過單擊常用工具欄(適用於Exce1 2003)或快速訪問工具欄(適用於Exce1 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Exce1 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

為了避免Exce1軟體意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

(二)Exce1文件的關閉與打開

1.Exce1文件的關閉

Exce1軟體退出前必須關閉處於打開狀態的Exce1文件，因此，也可以採用前述三種Exce1軟體的退出方法來關閉處於打開狀態的文件。此外，還可採用以下方法來關閉處於打開狀態的Exce1文件：

(1)點擊“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。

(2)點擊“文件”菜單中的“關閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。

上述三種方法關閉的均是當前文件，其他處於打開狀態的Exce1文件仍處於打開狀態，Exce1軟體仍在運行，並可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式創建新工作簿。

2.Exce1文件的打開

打開Exce1文件的方法主要有：

(1)通過直接點擊Exce1文件打開。

(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

(3)通過Exce1“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

(4)通過常用工具欄(適用於Exce1 2003)或快速訪問工具欄(適用於Exce1 2013)中的“打開”按鈕進行打開。

(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行打開。

(三)Exce1文件的保密與備份

1.Exce1文件的保密

對於設置了打開許可權密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對於設置了修改許可權密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

2.Exce1文件的備份

Exce1軟體根據原文件自動創建備份文件的名稱為原文件名後加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

(四)Exce1文件的修改與刪除

1.Exce1文件的修改

Exce1文件的修改通常在已打開的Exce1文件中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。

2.Exce1文件的刪除

Exce1文件的刪除方法包括：

(1)選中要刪除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。

(2)滑鼠右鍵點擊要刪除的Exce1文件，選擇刪除命令。

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❷ Excel在會計應用中的缺點和改進方法

缺點
（1）功能較少。由於Excel自身條件的制約，Excel賬務處理系統的功能較少，只能處理一些常見業務，對於大型企業復雜的業務處理顯得力不從心，因此，它僅適合中小企業使用。（2）專業維護較為困難。雖然源文件是開放性的，操作簡單，維護方便，但對一些計算機應用基礎較弱中小企業及其會計人員來說，沒有技術人員的維護。在出現變化時很容易陷入困境，因此，Excel賬務處理系統適合有一定計算機應用能力的中小企業會計人員使用。
改進方法
1、賬簿的登記
設置賬簿是為了把企業多而分散的會計憑證加以歸類整理，以便管理。企業的賬簿主要有現金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬及明細分類賬，企業賬簿的填制方法都很相似，下面就以現金日記賬為例來加以說明，現金日記賬是根據收、付款憑證按經濟業務發生的先後順序逐日逐筆進行登記的，用EXCEL來登記現金日記賬時，只要按日期的先後順序從收、付款憑證中把相關內容復制到現金日記賬中即可，由於EXCEL不能復制形狀不同的區域，所以我們要把收、付款憑證中的相關區域設置得和現金日記賬中的相關區域一致，即要復制的單元格個數和目標單元格個數應一致。啟動Excel後，自動生成一個名為bookl的工作簿，在工作簿中默認有三個工作表sheetl、sheet2、sheet3，用戶可以根據需要增減，我們可以把bookl重命名為「XX賬簿」，把工作表重命名為「付款憑證」、「收款憑證」、「轉賬憑證」、「銀行存款日記賬」、「試算平衡表」、「損益表」等。這樣，一個工作簿就相當於一個賬簿，各工作表就是該賬簿的相關內容。
2、數據的保護
在財務工作中，除了財務工作人員外，其他人是不能修改財務數據的，怎樣才能避免非財務人員對數據的修改呢? EXCEL提供了多級數據保護功能，通過這些功能，你可以設置工作簿的打開許可權、工作表中的數據或工作薄的結構進行加密保護，防止別人查看或更改數據，設置打開許可權罩談的步驟為：（1）單擊「文件」菜單中的「保存」或「另存為」命令。（2）單擊「工具」菜單上的」常規選項」。（3）在「打開許可權密碼」編輯框中，鍵入密碼，在「重新輸入密碼」編輯框中重新鍵人物猛碰密碼，然後單擊「確定」按鈕。（4）單擊「保存」按鈕。（5）如果有回應提示，單擊「是」按鈕，用打開的工作簿替換現有工作簿。
3、數據的共享
會計工作是按照嚴格的崗位責任制來進行的，在財會機構內部合理分工，使每一項會計工作都由知襲專人負責，這時必然要面臨如何把這些由專人負責的分散數據合並到一個統一的工作薄上，與及追蹤各項數據是由何人在何時編輯填制的問題。具體實現方法如下：（1）由綜合會計組的財會人員建立一個定製的工作薄（即賬本），裡面設計好各分會計組所需的相關工作表（即賬頁）框架。（2）將該工作薄設置為共享工作薄。這一步驟為後繼操作做好准備，是實現數據合並和追蹤數據來源的前提，設置共享工作簿的步驟為單擊「工具」菜單，選擇「共享工作簿」命令，然後單擊「編輯」選項卡，「選擇」允許多用戶同時編輯，同時允許「工作簿合並」復選框，然後單擊」確定」，出現提示時，保存工作簿。

❸ 全套財務表格:會計excel表格全套賬模板

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